Algemene Voorwaarden & Privacy Statement

April 2018

Artikel 1: Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
1. Aanmelden: het aanmelden van Bezoeker op de Website van Discover Overland om aanwezig te kunnen zijn en/of deel te nemen tijdens het Evenement;
2. Algemene voorwaarden: deze algemene voorwaarden van Stichting Discover Overland
3. Evenement: ieder evenement dat wordt georganiseerd door Stichting Discover Overland, waaronder in ieder geval het jaarlijks georganiseerde Discover Overland kampeerweekend;
4. Bezoeker: natuurlijk persoon of rechtspersoon, die, al dan niet tegen betaling, aanwezig is tijdens en/of deelneemt aan het Evenement. Voor de volledigheid omvat dit in ieder geval toeschouwers, presentatoren, vrijwilligers en exposanten.
5. Stichting Discover Overland: Stichting Discover Overland, een stichting opgericht naar Nederlands recht met Stichting Discover Overland nummer 71701990, gevestigd aan het Kraatswegje 1-2, 6732 AK, Harskamp, Nederland.
6. Overeenkomst: overeenkomst tussen Stichting Discover Overland en Bezoeker.
7. Website: www.discoveroverland.eu, waarop Bezoeker zich kan Aanmelden voor het Evenement

Artikel 2: Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten, tussen Stichting Discover Overland en de Bezoeker die een toegangsbewijs ter zake een door Stichting Discover Overland georganiseerd Evenement bestelt en of koopt.
2. Eventuele afwijkingen op deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.
3. De toepasselijkheid van eventuele inkoopvoorwaarden of andere voorwaarden van een wederpartij wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
4. Indien een of meerdere der bepalingen in deze algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd mochten worden, blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van toepassing. Stichting Discover Overland en wederpartij zullen alsdan in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij indien en voor zoveel mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling in acht worden genomen.

Artikel 3: Totstandkoming van de overeenkomst

1. De overeenkomst met Bezoeker komt tot stand nadat Stichting Discover Overland de aanmelding van Bezoeker heeft aanvaard en de entreeprijs volledig is voldaan. De aanvaarding door Stichting Discover Overland vindt standaard per e-mail plaats, tenzij Bezoeker de entreeprijs voldoet nadat het Evenement is aangevangen. In dat geval vindt de aanvaarding plaats met uitreiking van het toegangsbewijs. Een kopie van de Algemene Voorwaarden is ter inzage beschikbaar tijdens het Evenement.
2. Als de overeenkomst langs elektronische weg tot stand komt, is Bezoeker zelf verantwoordelijk voor het opslaan en printen van de algemene voorwaarden en de overeenkomst en voor de toegankelijkheid van de opgeslagen kopie. Stichting Discover Overland is niet verplicht om de eventueel gearchiveerde overeenkomst voor bezoeker toegankelijk te houden.

Artikel 4: Duur van de overeenkomst

1. De overeenkomst eindigt van rechtswege na het bezoeken van het evenement of, in ieder geval nadat het Evenement waarvoor Bezoeker zich had aangemeld is afgelopen.

Artikel 5: Betaling en toegangsbewijs

1. Bezoeker is entreekosten verschuldigd voor het bezoeken en/of deelnemen aan het Evenement, tenzij anders is overeengekomen of aangekondigd.
2. De betalingstermijn is 30 dagen na aanmelding via de website op een door Stichting Discover Overland aangewezen rekening, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, doch uiterlijk voor aanvang van of deelneming aan het Evenement.
3. Het verschuldigde bedrag voor het Evenement is inclusief BTW.
4. Na betaling van het volledige bedrag zal bij aanvang van het Evenement een toegangsbewijs worden uitgereikt. Het toegangsbewijs kan bestaan uit een polsbandje of een ander schriftelijk document. Het toegangsbewijs wordt eenmalig verstrekt en geeft toegang aan één persoon. De Bezoeker dient het toegangsbewijs gedurende het Evenement altijd beschikbaar te hebben om te kunnen tonen aan medewerkers van Stichting Discover Overland. Als Bezoeker het toegangsbewijs niet kan tonen, kan toegang worden geweigerd.

Artikel 6: Annulering

1. Bezoeker kan zijn/haar aanmelding per email te annuleren via discoveroverland@outlook.com . De annulering wordt door Stichting Discover Overland per e-mail bevestigd.
2. Bij annulering door Bezoeker betaalt Bezoeker een vergoeding aan Stichting Discover Overland. Deze bedraagt:

i. Bij annulering tot twee (2) maanden voor de aanvangsdatum van het Evenement: volledige restitutie;
ii. Bij annulering binnen twee (2) maanden tot vijftien (15) dagen voor de aanvangsdatum van het Evenement: 50% van de overeengekomen prijs;
iii. Bij annulering binnen veertien (14) dagen tot twee (2) dagen voor de aanvangsdatum van het Evenement: 75% van de overeengekomen prijs;
iv. Bij annulering vanaf één (1) dag voor het Evenement of tijdens het Evenement vindt géén restitutie plaats.

Voor de bepaling van het moment van annulering is de datum van ontvangst van het bericht van annulering beslissend.
3. Het niet verschijnen op het Evenement zonder voorafgaande annulering wordt gelijkgesteld aan annulering op de dag van het Evenement.
4. Indien Bezoeker niet in staat is om zelf het Evenement bij te wonen, is Bezoeker bevoegd een vervanger aan het Evenement te laten deelnemen, na schriftelijke kennisgeving aan Stichting Discover Overland per email via discoveroverland@outlook.com .
5. Stichting Discover Overland behoudt zich het recht voor om bij onvoldoende deelname het Evenement te annuleren tot 1 maand voor de geplande datum voor het Evenement zonder dat Stichting Discover Overland gehouden is tot enige schadevergoeding. Bezoeker dan wel de vervanger ontvangt hiervan zo spoedig mogelijk bericht en zal de betaalde entreevergoeding terug ontvangen, behoudens voorzover sprake was van overmacht als bedoeld in Artikel 7 hierna.

Artikel 7: Overmacht

1. Stichting Discover Overland heeft het recht de nakoming van haar verplichtingen op te schorten als zij door omstandigheden die bij het sluiten van de overeenkomst niet te verwachten waren en die buiten haar invloedssfeer liggen, tijdelijk verhinderd is haar verplichtingen na te komen. Onder deze omstandigheden worden onder andere verstaan de omstandigheid dat opdrachtnemers van Stichting Discover Overland niet of niet tijdig voldoen aan hun verplichtingen, het weer, brand, verlies of diefstal van te gebruiken materialen, wegblokkades, stakingen of werkonderbrekingen, ziekte of verhindering van docenten.
2. Stichting Discover Overland is niet meer bevoegd tot opschorting als de tijdelijke onmogelijkheid tot nakoming meer dan zes maanden heeft geduurd. De overeenkomst kan pas na afloop van deze termijn en wel uitsluitend voor dat deel van de verplichtingen dat nog niet is nagekomen worden ontbonden. Partijen hebben in dat geval geen recht op vergoeding van de als gevolg van de ontbinding geleden of te lijden schade.

Artikel 8: (Persoons)gegevens

1. In het kader van het gebruik en uitvoering van de Dienst zal Stichting Discover Overland (persoons)gegevens verwerken. De verwerking van persoonsgegevens geschiedt in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de AVG. Bezoeker is zelf verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de door hem/haar opgegeven (persoons)gegevens. Voor de gedetailleerde toelichting verwijst Stichting Discover Overland naar het privacy statement op de Website.
2. Tijdens het Evenement worden foto’s en video’s gemaakt, die worden bewaard in het archief en die kunnen worden gepubliceerd op social media, in drukwerk en op de website. Doel is de promotie van het Evenement. Stichting Discover Overland zal met zorg bepalen of de foto’s en de video’s geschikt zijn om te plaatsen. Indien de Deelnemer niet herkenbaar in beeld wenst te zijn op enige foto of video die tijdens het Evenement wordt gemaakt, dient de Deelnemer dit bij inschrijving, voor aanvang van het Evenement duidelijk aan de organisatie van het Evenement kenbaar te maken.

Artikel 9: Intellectueel eigendom en auteursrechten

1. Alle rechten van intellectuele eigendom die rusten op of verbonden zijn met de in het kader van het Evenement verstrekte informatie en/of (werk)materiaal rusten uitsluitend bij Stichting Discover Overland of derden. De van Stichting Discover Overland verkregen informatie en/of (werk)materiaal is uitsluitend bedoeld voor eigen gebruik van Bezoeker. Het is Bezoeker niet toegestaan de verkregen informatie en/of (werk)materiaal hierbuiten op enigerlei wijze geheel of ten dele te verveelvoudigen of openbaar te maken, behoudens na voorafgaande schriftelijke toestemming van rechthebbende(n).
2. De auteursrechten, die rusten op het beeld- en of geluidsmateriaal in het kader van het (digitale) Evenement berusten bij Stichting Discover Overland of derden. Op geen enkele wijze worden de intellectuele eigendomsrechten, waaronder de auteursrechten overgedragen aan Bezoeker.
3. Bezoeker erkent de in eerste en tweede lid genoemde rechten en zal zich van iedere vorm van inbreuk op deze rechten onthouden op straffe van verbeurte van een onmiddellijk opeisbare boete van € 500,- voor elke overtreding en elke week dat de overtreding voortduurt, onverminderd het recht van Stichting Discover Overland om de werkelijk geleden schade te verhalen op deelnemer.

Artikel 10: Bijzondere bepalingen

1. Het is Bezoeker niet toegestaan tijdens het betreffende evenement of de bijeenkomst reclame te maken/verspreiden (waaronder flyeren) van zijn/haar eigen onderneming of andere ondernemingen, die niet deelnemen aan het betreffende Evenement
2. Voorts dient Bezoeker instructies op te volgen van medewerk(st)ers van Stichting Discover Overland in het kader van het Evenement.
3. Het niet opvolgen van de bovengenoemde instructies kan leiden tot verwijdering van het Evenement, indien Stichting Discover Overland dit redelijkerwijs nodig acht ter handhaving van de rust en orde tijdens het evenement.
4. Bij verwijdering van het Evenement in lijn met artikel 10, heeft Bezoeker geen recht op restitutie van de door Bezoeker betaalde entreevergoeding.

Artikel 11: Aansprakelijkheid

1. Stichting Discover Overland, de bestuurders, de betrokken vrijwilligers, de locatiehouder en betrokken cateraars zijn niet aansprakelijk voor enig letsel of enige directe of indirecte schade van welke aard dan ook, die voortvloeit uit of verband houdt met het bezoek aan het Evenement en het bijwonen van en deelnemen aan presentaties, workshops en demonstraties, tenzij sprake is van bewuste roekeloosheid of opzet aan de kant van één van bovengenoemde partijen.
2. Hoewel het Evenement, of de in dat kader aangeboden informatie en/of (werk)materiaal, met de uiterste zorg is samengesteld, aanvaardt Stichting Discover Overland geen aansprakelijkheid voor schade van welke aard dan ook, die het directe of indirecte gevolg is van handelingen en/of beslissingen, die (mede) gebaseerd zijn op de aangeboden informatie uit en/of (werk)materiaal van het Evenement;
3. Voor zover Stichting Discover Overland aansprakelijk mocht zijn voor enige directe schade, dan is deze aansprakelijkheid beperkt tot maximaal het bedrag dat door haar verzekering wordt gedekt;
4. Stichting Discover Overland is op geen enkele wijze aansprakelijk voor verlies of diefstal van eigendommen van de wederpartij op het Evenement;
5. Stichting Discover Overland is op geen enkele wijze aansprakelijk voor letselschade en andere schade ontstaan als gevolg van het handelen of nalaten van anderen dan Stichting Discover Overland of veroorzaakt door goederen of materialen van de locatiehouder of de cateraar. Voor genoemde schade is Stichting Discover Overland alleen aansprakelijk indien haar opzet of grove nalatigheid valt te verwijten.

Artikel 12: Bevoegde rechter

1. Alle geschillen die voortvloeien uit deze algemene voorwaarden of daarmee samenhangende overeenkomsten zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan een daartoe bevoegde rechter.
2. Partijen zullen eerst een beroep op de rechter doen nadat zij zich tot het uiterste hebben ingespannen een geschil in onderling overleg te beslechten.

Artikel 13: Toepasselijk recht

1. Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.

Deze Algemene voorwaarden van Stichting Discover Overland gelden met ingang van 1 april 2019.

Discover Overland (het “Evenement”) wordt georganiseerd door Stichting Discover Overland, gevestigd en kantoorhoudend in (6732 AK) Harskamp, aan het Kraatswegje 1-2 en ingeschreven onder KvK nummer 71701990 (hierna: Discover Overland). Discover Overland respecteert de privacy van haar klanten en van alle bezoekers van de website www.discoveroverland.eu (hierna: de Website) en/of het Evenement (hierna gezamenlijk: de Bezoeker). Discover Overland draagt er zorg voor dat de persoonlijke gegevens vertrouwelijk worden behandeld. Persoonlijke gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de wettelijke bepalingen zoals de Wet bescherming persoonsgegevens, en per 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming, voorschrijft.

Contact

Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hebt over de verwerking van uw gegevens, een verzoek wil indienen tot inzage, wijzigen of verwijderen van de gegevens, dan kunt u contact opnemen met:

Stichting Discover Overland
t.a.v. het bestuur
Kraatswegje 1-2
6732 AK HARSKAMP
Nederland
discoveroverland@outlook.com

Soort gegevens, doeleinden en bewaartermijn

Bij het aanbieden van producten en diensten kunnen wij persoonsgegevens verwerken van Bezoekers van het Evenement, van onze Website en social media accounts. Het verschilt per product/dienst welke gegevens wij verzamelen:

- website: wij verzamelen bij uw websitebezoek beperkte gegevens zoals statistieken en cookies (hoe vaak bezoekt u de Website, via welke website komt u bij ons terecht en welke pagina’s bezoekt u). Deze gegevens hebben als doel de Website zo optimaal mogelijk te laten functioneren en beveiligen.

- nieuwsbrief: als u zich inschrijft op de nieuwsbrief vragen wij naar uw voor- en achternaam (optioneel) en e-mailadres. Voor het toezenden van de nieuwsbrief geeft u bij inschrijving toestemming. U kunt zich te allen tijde uitschrijven van de nieuwsbrief, een link hiervoor staat in de nieuwsbrief.

- tickets: wij vragen naar uw naam, e-mailadres, adresgegevens en telefoonnummer bij het aanschaffen van tickets. Verder is het optioneel om informatie te verschaffen over uw vervoersmiddel en interesses. Deze gegevens gebruiken we om de gevraagde dienst (verkoop van tickets voor het evenement) goed uit te kunnen voeren.

- foto’s en video’s: tijdens het Evenement wordt op locatie foto- en videomateriaal gemaakt door evenementfotografen. Deze foto’s bewaren wij in ons archief en een selectie van deze foto’s en video’s publiceren we op social media, in drukwerk en op onze websites. Doel is de promotie van het desbetreffende evenement.

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang als dat nodig is voor bovengenoemde doeleinden en volgens wettelijke verplichtingen. Zo zullen wij transactiegegevens om fiscale redenen (Belastingdienst) langer te bewaren dan overige gegevens. Lees voor de bewaartermijnen van cookies die wij gebruiken meer onder het kopje ‘Cookies’.

Delen van persoonsgegevens met derden

Discover Overland deelt alleen persoonsgegevens met derden indien dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Het verkopen van gegevens aan derden gebeurt niet.

Bewerkers die uw persoonsgegevens verwerken doen dit volledig onder verantwoordelijkheid van Discover Overland en verwerken de gegevens enkel voor het doel waarvoor de gegevens oorspronkelijk zijn verzameld en mogen deze gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken.

Cookies

Discover Overland maakt gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookies is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Wij maken gebruik van onderstaande soorten cookies op onze website:

- functionele cookies: dit zijn noodzakelijke cookies en deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en uw voorkeurinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en te optimaliseren. Hiervoor hebben wij uw toestemming niet nodig.

- analytische cookies: wij plaatsen analytische cookies (met behulp van Google Analytics) om te analyseren hoe onze website gebruikt wordt. Zo krijgen we bijvoorbeeld meer informatie over het surfgedrag en wat voor apparaat men gebruikt. Op basis van deze gegevens kunnen wij de gebruiksvriendelijkheid van de website verbeteren. Deze gegevens zijn anoniem en worden binnen de bewaartermijn van Google (26 maanden) automatisch verwijderd.

Beveiliging

Wij handhaven een beveiligingsniveau bij de verwerking van persoonsgegevens dat bedoeld is om ongeoorloofde toegang tot, aanpassing, openbaarmaking of verlies van persoonsgegevens te voorkomen. We nemen hiervoor zowel technische- als organisatorische maatregelen.

Wijziging privacy statement

Wij kunnen onze privacy statement wijzigen. Dit zullen wij bij grote wijzigingen vermelden op de website of via een nieuwsbrief. Deze pagina is voor het laatst gewijzigd op 17 september 2018.